Política de Privacidad

Introducción

Arcadata Health Core es una plataforma de software como servicio desarrollada por Arcadata Cloud para profesionales de la salud, clínicas, consultorios y organizaciones autorizadas.

Reconocemos que la información personal, profesional, administrativa y clínica requiere un tratamiento responsable. Esta Política de Privacidad explica qué categorías de información pueden ser recopiladas o procesadas, para qué finalidades se utilizan, cómo se protegen y qué opciones tienen los usuarios.

La política también describe de forma específica la interacción de Arcadata Health Core con servicios de Google, incluyendo Google OAuth, Google Calendar y la generación de enlaces de Google Meet asociados con citas.

Quiénes somos

Arcadata Cloud desarrolla y opera soluciones SaaS orientadas a la administración de organizaciones, incluyendo Arcadata Health Core.

Arcadata Health Core ofrece herramientas para gestionar pacientes, citas, expedientes digitales, documentos, teleconsultas, recordatorios, comunicaciones, pagos, automatizaciones y configuraciones de una clínica.

Alcance de esta política

Esta política aplica al sitio público de Arcadata, a Arcadata Health Core, a sus portales, interfaces, APIs, automatizaciones, integraciones y funciones relacionadas que hagan referencia a esta política.

Puede aplicar a profesionales de la salud, propietarios de clínicas, administradores, recepcionistas, personal autorizado, pacientes y visitantes del sitio, según la forma en que cada persona interactúe con el servicio.

Los sitios, aplicaciones o servicios de terceros tienen sus propias políticas. Arcadata no controla las prácticas de privacidad de dichos terceros.

Roles y responsabilidades sobre los datos

Clientes de Arcadata Health Core

Las clínicas, organizaciones y profesionales que contratan o administran una cuenta determinan qué información incorporan a la plataforma, quién puede acceder a ella y para qué finalidades profesionales o administrativas se utiliza.

Arcadata Cloud

Arcadata procesa la información necesaria para proporcionar, proteger, mantener y mejorar las funciones contratadas, de acuerdo con las instrucciones y configuraciones de la cuenta, esta política y los términos aplicables.

Usuarios autorizados

Cada usuario debe mantener la confidencialidad de sus credenciales, utilizar la plataforma únicamente para fines legítimos y respetar las obligaciones profesionales y legales que correspondan a su actividad.

Información que podemos recopilar o procesar

Las categorías exactas dependen de las funciones habilitadas y de la información que el usuario o la organización decida proporcionar.

Arcadata no solicita información que no sea razonablemente necesaria para ofrecer, asegurar o administrar las funciones utilizadas.

Cómo utilizamos la información

La información puede utilizarse para:

• Crear, verificar y administrar cuentas.
• Proporcionar las funciones contratadas.
• Administrar pacientes, citas y expedientes.
• Sincronizar citas con calendarios autorizados.
• Crear o actualizar eventos relacionados con citas.
• Generar enlaces de videoconferencia cuando se solicite.
• Enviar verificaciones, avisos y recordatorios.
• Procesar solicitudes de soporte.
• Detectar accesos no autorizados, fraude o abuso.
• Mantener la disponibilidad y seguridad de la plataforma.
• Cumplir obligaciones legales aplicables.
• Mejorar funciones visibles para nuestros usuarios.

Arcadata no vende información personal ni datos obtenidos de Google APIs.

Información obtenida mediante Google OAuth

Arcadata Health Core permite que un profesional conecte voluntariamente una cuenta de Google para utilizar funciones relacionadas con la agenda y las videoconferencias.

Cuando el usuario inicia la conexión, Google muestra una pantalla de consentimiento que identifica a la aplicación y los permisos solicitados. Arcadata solo recibe acceso después de que el usuario autoriza expresamente la conexión.

Datos de Google que pueden procesarse

• Identificador de la cuenta de Google conectada.
• Dirección de correo asociada, cuando el alcance autorizado la proporciona.
• Identificadores de calendarios y eventos necesarios para la sincronización.
• Datos de eventos, como título, fecha, hora, duración, participantes, descripción, estado y ubicación.
• Identificadores o enlaces de videoconferencia asociados con eventos autorizados.
• Tokens de acceso o actualización necesarios para mantener activa la conexión autorizada.

Datos de Google que no solicitamos para esta integración

• Contenido de Gmail o mensajes de correo electrónico.
• Archivos personales de Google Drive.
• Fotografías almacenadas en Google Photos.
• Historial de búsqueda del usuario.
• Contraseña de la cuenta de Google.

Uso de Google Calendar

La integración con Google Calendar tiene como finalidad permitir al profesional gestionar citas de Arcadata Health Core dentro de un calendario autorizado.

Según las funciones habilitadas, Arcadata puede:

• Consultar calendarios disponibles o seleccionados.
• Consultar eventos necesarios para evitar conflictos.
• Crear eventos para citas registradas en la plataforma.
• Actualizar fecha, hora, participantes o detalles.
• Eliminar o cancelar eventos cuando se cancela una cita.
• Guardar el identificador del evento para sincronización.
• Agregar información de videoconferencia cuando corresponda.

Arcadata utiliza los datos del calendario únicamente para proporcionar las funciones de agenda que el usuario activa o solicita dentro de Arcadata Health Core.

Uso de Google Meet

Cuando el profesional crea una cita o teleconsulta y solicita videoconferencia, Arcadata Health Core puede pedir a Google Calendar que genere información de conferencia para el evento.

El enlace generado puede mostrarse al profesional y compartirse con el paciente mediante las funciones de comunicación configuradas por la clínica.

La videollamada se desarrolla mediante los servicios de Google. Arcadata no afirma controlar las prácticas operativas internas de Google Meet y el uso de dicho servicio también está sujeto a los términos y políticas de Google.

Arcadata no graba automáticamente el audio o video de una teleconsulta por medio de esta integración.

Uso limitado de datos de Google

El uso que Arcadata Health Core hace de la información recibida desde Google APIs se adhiere a la Google API Services User Data Policy, incluyendo sus requisitos de Limited Use.

En particular:

• Los datos se utilizan para proporcionar o mejorar funciones visibles y solicitadas por el usuario.
• No se utilizan datos de Google para publicidad personalizada.
• No se venden datos obtenidos mediante Google APIs.
• No se transfieren datos de Google a terceros con fines publicitarios, de corretaje o comercialización.
• El acceso humano a datos de Google se limita a situaciones necesarias, como soporte solicitado por el usuario, investigación de seguridad, cumplimiento legal o cuando el usuario haya dado consentimiento.
• Los datos no se utilizan para desarrollar modelos generales de publicidad o perfiles comerciales ajenos a las funciones autorizadas.

Proveedores de servicios e integraciones externas

Arcadata puede utilizar proveedores técnicos para operar la plataforma. Dependiendo de la configuración de cada organización, pueden intervenir servicios de:

• Infraestructura y alojamiento.
• Base de datos y almacenamiento.
• Correo electrónico transaccional.
• Mensajería y WhatsApp.
• Procesamiento de pagos.
• Google Calendar y Google Meet.
• Monitoreo, seguridad y prevención de abuso.

Estos proveedores reciben únicamente la información razonablemente necesaria para prestar su función y están sujetos a sus propios términos, controles y políticas de privacidad.

Arcadata no comparte información personal con terceros para que estos comercialicen productos de manera independiente utilizando los datos de nuestros usuarios.

Correo electrónico, WhatsApp y comunicaciones

Arcadata Health Core puede enviar comunicaciones necesarias para operar el servicio, tales como:

• Verificación de correo electrónico.
• Recuperación o seguridad de la cuenta.
• Confirmaciones y recordatorios de citas.
• Avisos de cambios, cancelaciones o pagos.
• Enlaces seguros autorizados.
• Mensajes de soporte o administración.

Las clínicas son responsables de contar con una base legítima para comunicarse con sus pacientes y de configurar correctamente los canales y destinatarios.

Los mensajes promocionales, cuando existan, deberán identificarse y permitir las opciones requeridas por la legislación aplicable.

Cookies y tecnologías similares

El sitio y la plataforma pueden utilizar cookies o mecanismos similares necesarios para:

• Mantener sesiones autenticadas.
• Recordar preferencias de seguridad o configuración.
• Seleccionar la organización activa.
• Prevenir fraude y accesos no autorizados.
• Medir disponibilidad y funcionamiento técnico.

Desactivar cookies esenciales puede impedir el inicio de sesión o el funcionamiento correcto de algunas características.

Seguridad de la información

Arcadata aplica medidas administrativas, técnicas y operativas razonables destinadas a reducir el riesgo de acceso, pérdida, alteración o divulgación no autorizada.

Estas medidas pueden incluir:

• Conexiones HTTPS cifradas en tránsito.
• Autenticación y sesiones protegidas.
• Separación lógica de organizaciones y cuentas.
• Controles de acceso basados en roles.
• Tokens de acceso y enlaces con controles de seguridad.
• Registros operativos y monitoreo.
• Respaldos y procedimientos de recuperación.
• Actualizaciones y mantenimiento de infraestructura.
• Restricción del acceso administrativo.

Ningún sistema puede garantizar seguridad absoluta. Los usuarios deben utilizar contraseñas seguras, proteger sus dispositivos, cerrar sesiones no utilizadas y notificarnos cualquier actividad sospechosa.

Conservación de la información

Conservamos la información durante el tiempo necesario para proporcionar el servicio, mantener la cuenta, atender solicitudes, cumplir obligaciones contractuales, resolver disputas, prevenir abuso y satisfacer requisitos legales aplicables.

La duración puede depender de:

• El estado y duración de la cuenta.
• Las instrucciones de la organización cliente.
• La naturaleza de la información.
• Las obligaciones profesionales o legales aplicables.
• La necesidad de mantener respaldos por un periodo limitado.

Cuando deja de ser necesario conservar la información, esta puede eliminarse, anonimizarse o quedar protegida en respaldos hasta que se complete su ciclo normal de retención.

Desconexión de Google y eliminación de datos

Desconectar Google desde Arcadata

El usuario puede desconectar su cuenta desde las opciones de integración disponibles en Arcadata Health Core, cuando dicha función se encuentre habilitada.

Revocar acceso desde Google

El usuario también puede revocar el acceso de Arcadata Health Core desde la configuración de seguridad de su cuenta de Google. Después de la revocación, Arcadata dejará de realizar nuevas solicitudes autorizadas con esas credenciales.

Solicitar eliminación

Para solicitar la eliminación de una cuenta o de información asociada, escriba a: [email protected] .

La solicitud debe identificar razonablemente la cuenta y la información objeto de la solicitud. Podemos requerir verificación de identidad o autorización antes de procesarla.

En cuentas administradas por una clínica, algunas solicitudes relacionadas con expedientes o datos de pacientes pueden ser remitidas a la organización responsable de dichos registros.

Cierta información podrá conservarse cuando sea necesario por seguridad, prevención de fraude, respaldo temporal, defensa de reclamaciones u obligaciones legales.

Derechos y opciones del usuario

Según la legislación aplicable y la relación del usuario con el servicio, puede solicitar:

• Acceso a información personal.
• Corrección de información inexacta.
• Actualización de datos de cuenta.
• Eliminación de información elegible.
• Restricción u oposición a determinados tratamientos.
• Desconexión de integraciones.
• Revocación de permisos de Google.
• Información sobre las categorías de datos procesadas.

Algunas opciones pueden administrarse directamente desde la plataforma. Las demás pueden solicitarse por correo.

Información de menores de edad

Arcadata Health Core está dirigida a profesionales y organizaciones, no al uso independiente de menores para crear cuentas comerciales.

Una clínica puede registrar información de un paciente menor cuando exista una base profesional y legal apropiada, incluyendo la autorización del padre, madre, tutor o representante cuando corresponda.

La organización que incorpora dicha información es responsable de cumplir las obligaciones aplicables al tratamiento de datos de menores.

Procesamiento y transferencias internacionales

Arcadata y sus proveedores pueden operar infraestructura o procesar información en países distintos al lugar de residencia del usuario.

Cuando corresponda, aplicaremos medidas razonables para proteger la información durante dichas operaciones, sujetas a los contratos y leyes aplicables.

Cambios a esta Política de Privacidad

Podemos actualizar esta política para reflejar cambios en la plataforma, integraciones, prácticas de datos, requisitos de seguridad o disposiciones legales.

La fecha de la última actualización aparecerá al inicio. Cuando un cambio sea material, podremos comunicarlo mediante el sitio, la plataforma o el correo registrado.

Cuando una nueva práctica requiera consentimiento adicional, solicitaremos la autorización correspondiente antes de utilizar la información para esa finalidad.

Contacto

Para consultas, solicitudes de privacidad, desconexión de integraciones o eliminación de información, puede comunicarse con Arcadata:

Incluya información suficiente para identificar su solicitud, pero no envíe contraseñas ni información clínica innecesaria por correo electrónico.